Cómo gestionar el tiempo de tus empleados durante las vacaciones

Como empresario o directivo, sabrás que los sistemas de gestión del tiempo se han facilitado enormemente gracias a los programas de gestión de recursos humanos. Siendo actualmente una herramienta indispensable en muchas empresas, por aportar, entre otros muchos beneficios, agilidad y simplicidad en la gestión de las vacaciones de los empleados.

Ahora bien. Para poder gestionar exitosamente las vacaciones de tus empleados, es fundamental que las organices con tiempo suficiente y de manera apropiada, para conseguir tus dos principales objetivos:

– Evitar que se paralicen funciones que produzcan un impacto negativo en los resultados de la empresa.

– Evitar conflictos y tensiones dentro de la empresa.

La dificultad está en conciliar estos dos objetivos. Ya que tu función es asegurar el funcionamiento de la empresa durante las vacaciones del personal, lo que te impide en ocasiones acceder a los deseos de cada uno. Para lidiar exitosamente con esto te sugerimos las siguientes claves.

Claves para afrontar las dificultades a la hora de distribuir las vacaciones de tus empleados

1. Política de vacaciones claras

La falta de trasparencia y de imparcialidad suele ser un gran foco de conflictos. La mejor forma de garantizarlas será creando una política de vacaciones clara que todo el mundo conozca. Pero si además los empleados han participado en la creación de dichas políticas, se sentirán parte importante de la organización y tenidos en cuenta, lo que disminuirá sin duda las posibilidades de conflictos.

Por lo que te animamos a que diseñes una política de vacaciones junto a tus empleados o equipo. Ellos conocen mejor que nadie sus funciones, las tareas que pueden o no pueden esperar, las consecuencias de estar con menos personal del necesario, los períodos con puntas de trabajo, los períodos con menor carga de trabajo o las posiciones que nunca pueden quedarse sin cubrir. Así, analizando todos estos puntos, podréis definir vuestra política de vacaciones.

Es de vital importancia que en la política de vacaciones se establezcan los criterios de empleados con preferencia. Ya que habrá ocasiones en las que varios empleados quieran tomar vacaciones en las mismas fechas y no sea posible, y esto es claramente un foco de conflicto. Para evitar esta situación, es importante tener previamente definido quien tiene preferencia.

El criterio tradicionalmente más utilizado ha sido el de la antigüedad, llegando ahora otros criterios más modernos como el logro de objetivos. Permite que tus empleados sugieran nuevas ideas que se adapten a vuestra filosofía de empresa y vida y así podáis establecer los criterios más convenientes para vuestra empresa.

Una vez haya consenso tanto en las políticas como en los criterios de empleados con preferencia, solamente queda redactarlo y distribuirlo entre todo el personal, así como entregárselo a los nuevos empleados según vayan incorporándose a la organización.

2. Buena comunicación

El diálogo es la mejor herramienta para resolver conflictos. Practica la escucha activa y empática y aprende a defender la posición de la empresa de manera objetiva y respetando los sentimientos del trabajador.

Desafortunadamente no siempre podrás contestar que sí, aunque si te pones en el lugar del otro y te muestras flexible y sensible el camino será más llano.

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